المستندات المطلوبة لتأسيس شركة في دبي، مرحلةً بمرحلة

لا تحتاج المرحلة الأولى إلا إلى أوراق قليلة. يعتمد عليها مستشارك لتحديد النشاط والشكل القانوني ونسب الشركاء، ثم يحجز الاسم التجاري ويقدّم طلب الموافقة المبدئية. والموافقة المبدئية تعني أن الجهة لا تمانع في تأسيس الشركة، لكنها لا تسمح لها بعدُ بمزاولة النشاط.

للأسماء التجارية قواعد. ينتهي الاسم بالشكل القانوني مثل ذ.م.م، ويجب أن يناسب النشاط، وألا يكون مسجّلاً من قبل. وتُرفض الأسماء المخالفة للآداب العامة والأسماء الدينية وأسماء الجهات الحكومية، فأحضر أكثر من اقتراح.

• صورة ملوّنة واضحة من جواز سفر كل شريك والمدير
• صورة تأشيرة الإقامة والهوية الإماراتية لمن يقيم في الإمارات
• ختم الدخول أو صفحة تأشيرة الزيارة لمن يزور الإمارات
• اسمان أو ثلاثة أسماء تجارية مقترحة مرتّبة بحسب الأفضلية
• وصف مختصر لما ستقدّمه الشركة وتبيعه
• نسب الحصص المتفق عليها واسم المدير
• رقم هاتف وبريد إلكتروني وعنوان سكن لكل شريك

عقد التأسيس هو العقد الذي تقوم عليه الشركة. يسجّل أسماء الشركاء وحصصهم ورأس المال والأنشطة المرخّصة وصلاحيات المدير. تحتاجه الشركات ذات المسؤولية المحدودة. أما المؤسسة الفردية، ولها مالك واحد بلا شركاء، فلا تحتاج إليه.

يوقّع الشركاء العقد أمام الكاتب العدل، بالحضور شخصياً أو عبر وكيل يحمل وكالة موثّقة. والوكالة الموقّعة خارج الإمارات يجب تصديقها قبل استخدامها هنا. وتتطلب بعض الأشكال القانونية أيضاً عقد وكيل خدمات محلي، ويخبرك مستشارك إن كان ذلك ينطبق على شركتك.

• أصل جواز السفر، والهوية الإماراتية إن وُجدت، لكل من يوقّع
• الموافقة المبدئية وشهادة حجز الاسم التجاري
• البنود المتفق عليها: الحصص ورأس المال والمدير وتوزيع الأرباح وصلاحيات التوقيع
• وكالة موثّقة إذا كان شخص آخر سيوقّع نيابةً عنك

تحتاج شركة البر الرئيسي إلى عنوان فعلي قبل إصدار الرخصة. في دبي يُسجَّل عقد الإيجار في نظام إيجاري، ويُرفق العقد المسجّل بملف الرخصة. وللتسجيل تحتاج إلى عقد الإيجار موقّعاً، وسند ملكية العقار ومستندات هوية المؤجّر، والموافقة المبدئية.

بعد توفّر العنوان يُستكمل طلب الرخصة. وتُضاف في هذه المرحلة أي موافقة من جهة أخرى يتطلبها نشاطك. وبعد قبول الملف وسداد الرسوم المبيّنة في إذن الدفع تصدر دائرة الاقتصاد والسياحة في دبي الرخصة التجارية.

• الموافقة المبدئية والمستندات المقدّمة معها
• عقد التأسيس موقّعاً وموثّقاً
• عقد الإيجار المسجّل في إيجاري
• موافقات الجهات الأخرى إذا كان النشاط يتطلبها

بصدور الرخصة تصبح الشركة قائمة. ولكي تكفل أي شخص تحتاج بعدها إلى بطاقة المنشأة، وهي ملف الشركة لدى إدارة الإقامة. ويبدأ هذا الطلب من الرخصة التجارية وبيانات الشخص المخوّل بالتوقيع عن الشركة.

بعد ذلك يكون لكل تأشيرة إقامة ملف صغير خاص بها. يتقدّم المستثمرون والشركاء بناءً على حصصهم في الشركة. ويحتاج الموظفون كذلك إلى تصريح العمل وعقد العمل عبر وزارة الموارد البشرية والتوطين. ويُجري الجميع فحص اللياقة الطبية ويقدّمون البصمات للهوية الإماراتية.

• صورة جواز السفر وصورة شخصية حديثة بخلفية بيضاء
• الرخصة التجارية وبطاقة المنشأة
• التأشيرة الحالية أو إذن الدخول، أو ورقة الإلغاء من الكفيل السابق
• عرض العمل وعقد العمل موقّعين، للموظفين
• الشهادات الدراسية مصدّقةً إذا كان المسمّى الوظيفي يتطلبها
• التأمين الصحي إذا كانت التأشيرة تتطلبه

يطلب البنك أكثر من الرخصة. يريد أن يعرف من يملك الشركة وما الذي ستعمل فيه ومن أين تأتي أموالها، فتوقّع أن يطلب ملخّصاً عن النشاط وعقوداً أو فواتير وكشوف حسابات شخصية إضافةً إلى أوراق الشركة. ولكل بنك قائمته الخاصة.

يتم التسجيل لضريبة الشركات لدى الهيئة الاتحادية للضرائب إلكترونياً عبر منصة إمارات تاكس. وتطلب الهيئة الرخصة التجارية، وعقد التأسيس أو شهادة التأسيس، والهوية الإماراتية وجواز السفر لكل مالك تزيد حصته على 25% وللمخوّلين بالتوقيع، وما يثبت تفويض المخوّل بالتوقيع.

• الرخصة التجارية وعقد التأسيس
• جواز السفر وتأشيرة الإقامة والهوية الإماراتية للشركاء والمخوّلين بالتوقيع
• عقد إيجار المكتب المسجّل
• ملخّص قصير عن النشاط يبيّن العملاء والمورّدين المتوقعين وحجم التعاملات
• ما يثبت مصدر الأموال التي تبدأ بها الشركة

تستطيع الشركة أن تتملّك حصصاً في شركة بدبي أو أن تفتح فرعاً فيها، لكن ملفها أثقل. تحتاج الجهة إلى التأكد من أن الشركة الأم قائمة، ومن يديرها، ومن يملكها في النهاية، ومن أنها قررت رسمياً الاستثمار في الإمارات.

المستندات الصادرة خارج الإمارات يجب تصديقها قبل قبولها. وعملياً يعني ذلك توثيقها في بلد الإصدار، ثم تصديقها من سفارة الإمارات هناك، ثم ختمها من وزارة الخارجية في الإمارات، وبعد ذلك ترجمتها ترجمة قانونية إلى العربية. ابدأ بهذا مبكراً، فهو الجزء الوحيد من الملف الذي لا يمكن تعجيله من دبي.

• شهادة التأسيس أو السجل التجاري للشركة الأم
• عقد تأسيسها ونظامها الأساسي
• قرار من مجلس الإدارة بالموافقة على الشركة أو الفرع الجديد وتسمية من سيوقّع
• وكالة قانونية لهذا الممثل
• شهادة حديثة بحسن الوضع القانوني أو ببيان المديرين والشركاء
• صور جوازات سفر المديرين والممثل والملّاك النهائيين